Thực hiện Kế hoạch số 132/KH-UBND ngày 02/4/2026 của UBND tỉnh Thái Nguyên về triển khai Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn tỉnh; Kế hoạch số 85/KH-UBND ngày 06/4/2026 của UBND phường Phúc Thuận về triển khai thực hiện Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn phường, chiều ngày 09/6/2026, UBND phường Phúc Thuận đã tổ chức Hội nghị tập huấn tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị trên địa bàn.

Toàn cảnh Hội nghị

Tham dự hội nghị có lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND phường; toàn thể cán bộ, công chức, viên chức các phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND phường; lãnh đạo và viên chức phụ trách công tác văn thư của các trường học trên địa bàn. Hội nghị được bà Hà Thị Oai - Chuyên viên Phòng Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên trực tiếp truyền đạt các nội dung chuyên môn và hướng dẫn thực hành.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được triển khai mạnh mẽ trên tất cả các lĩnh vực, việc tạo lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc trong hoạt động của các cơ quan nhà nước mà còn là giải pháp quan trọng nhằm hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Việc hình thành hồ sơ điện tử ngay từ quá trình xử lý công việc giúp bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, minh bạch của thông tin; tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác dữ liệu; đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí lưu trữ và từng bước thay thế phương thức quản lý hồ sơ truyền thống.

Bà Hà Thị Oai - Chuyên viên Phòng Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên tập huấn hướng dẫn công tác  văn thư, lưu trữ

Tại hội nghị, các đại biểu đã được phổ biến, quán triệt các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ điện tử. Các nội dung tập huấn tập trung vào hướng dẫn tạo lập hồ sơ điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; cập nhật, quản lý và hoàn thiện hồ sơ trong suốt quá trình xử lý công việc; thực hiện kết thúc hồ sơ, nộp lưu hồ sơ điện tử vào kho lưu trữ theo đúng quy định.

Bên cạnh đó, báo cáo viên đã hướng dẫn chi tiết việc sắp xếp, lưu trữ tài liệu điện tử theo danh mục hồ sơ và thời hạn bảo quản; xây dựng, quản lý hệ thống thư mục điện tử khoa học, thống nhất; thực hiện số hóa tài liệu phục vụ công tác lưu trữ lâu dài. Những nội dung này có ý nghĩa quan trọng trong việc hình thành cơ sở dữ liệu điện tử đồng bộ, bảo đảm tính liên thông, kết nối và khai thác hiệu quả thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Các đại biểu tham dự Hội nghị

Điểm nhấn của hội nghị là phần thực hành trực tiếp trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Các học viên được hướng dẫn thao tác tạo lập hồ sơ, cập nhật tài liệu, kết thúc hồ sơ, nộp lưu hồ sơ điện tử và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Thông qua hoạt động thực hành, cán bộ, công chức, viên chức có cơ hội tiếp cận, sử dụng thành thạo các tính năng của phần mềm, góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong thực thi công vụ.

Cũng tại hội nghị, nhiều khó khăn, vướng mắc trong quá trình tạo lập và quản lý hồ sơ điện tử tại cơ sở đã được các đại biểu trao đổi, thảo luận và được báo cáo viên giải đáp cụ thể. Qua đó giúp nâng cao nhận thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong môi trường số; đồng thời thống nhất cách thức triển khai thực hiện tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn phường.

Các đồng chí Giáo viên tham dự buổi tập huấn

Thông qua hội nghị tập huấn, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức phường Phúc Thuận được trang bị thêm kiến thức, kỹ năng và nghiệp vụ cần thiết trong công tác tạo lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước, góp phần thực hiện thành công mục tiêu xây dựng chính quyền số, xã hội số và công dân số trên địa bàn phường Phúc Thuận.

Trong thời gian tới, UBND phường Phúc Thuận sẽ tiếp tục tăng cường công tác tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện tạo lập hồ sơ điện tử trong quá trình giải quyết công việc; từng bước nâng cao tỷ lệ hồ sơ điện tử được tạo lập, quản lý và lưu trữ theo đúng quy định, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, công khai, minh bạch, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.